O crescimento de seu negócio está diretamente ligado a uma gestão que deve ser dinâmica e consciente, que combine os fatores “redução de custos” e “bons investimentos”. Ter um planejamento bem claro e organização são coisas primordiais para o dia a dia de seu negócio.
De acordo com o Sebrae, um dos motivos que mais levam empresas a fechar suas portas é a falta de gerenciamento da gestão básica. Apostamos que você não quer que a sua empresa faça parte dessa estatística, e por isso organizamos este post.
Desenvolver consciência no momento de usar os materiais de escritório e otimizar o uso de energia elétrica, por exemplo, são boas práticas que se pode ter dentro de uma empresa, quando se precisa reduzir gastos.
Para melhorar ainda mais o controle desses recursos, você pode usar uma planilha do Excel e organizar seu fluxo de caixa, por exemplo. Dessa forma é possível acompanhar a redução diária, e quando o mês fecha, o resultado ao longo desse período.
É comum que muitos empresários percam valores consideráveis todos os meses porque não sabem controlar seus custos operacionais.
Pensando em ajudar, organizamos 7 pontos onde você pode começar a prestar mais atenção a fim de economizar, evitando que seu dinheiro seja mal aplicado.
Impressões e cópias
Muitos podem considerar que os gastos com fotocópias e impressões são irrelevantes, mas engana-se quem pensa assim. Esse é um setor onde as empresas costumam perder bastante dinheiro em razão dos desperdícios.
Uma boa forma de economizar, nessas situações, é desenvolver uma política de consciência ambiental em sua empresa, imprimindo somente o que é de extrema necessidade. Faça com que os colaboradores de sua empresa utilizem, sempre que possível, arquivos digitais, e quando realmente for necessário imprimir, oriente que utilizem os dois lados da folha (atualmente, a maioria das impressoras já possui essa opção), ou mesmo que aproveitem rascunhos. Em um lado da folha, procure imprimir apenas aquilo que é entregue aos seus clientes. São ações pequenas, que no final das contas podem gerar grandes resultados.
Copos de água ou café
Copos descartáveis utilizados para beber água ou café geralmente são consumidos em alta escala nas empresas. Essa pausa para o famoso “cafezinho” pode estar te dando prejuízo. Uma solução interessante, para casos como esses, é incentivar que os colaboradores utilizem canecas, garrafinhas ou copos individuais, não descartáveis, que precisam ser lavados. Inicialmente, isso pode trazer um custo extra, caso sua empresa queira fornecer estes materiais para seus funcionários, mas no final das contas valerá a pena. Além disso, certamente será um bom investimento para a redução de copos de plástico. Estes itens podem ser personalizados, pois assim não há desculpas para que não sejam usados, deixando os descartáveis apenas para clientes e visitantes. Quanto aos copos plásticos, eles ainda podem ser biodegradáveis, ajudando ainda mais a natureza.
Internet e telefonia
Internet e telefone são ferramentas essenciais em qualquer empresa atualmente. É praticamente impossível um negócio funcionar sem ter pelo menos um dos dois itens, mas economizar com ambos não precisa ser tarefa difícil. Basta que, primeiramente, você entenda qual é a real necessidade de sua empresa, isso é, se você realiza mais ligações locais ou interurbanas, e qual é o destino dessas ligações, se para telefones fixos ou móveis. O mesmo vale para a internet: é primordial que você saiba qual é a velocidade ideal para suprir sua demanda. Uma vez que isso seja feito, você pode contratar o serviço mais adequado à sua empresa. De preferência, utilize planos corporativos, eles saem mais em conto. Compare as operadoras e provedores disponíveis, faça orçamentos, e feche o melhor contrato entre eles.
Contratações e demissões de contribuintes
No momento em que a sua empresa for contratar ou demitir um funcionário, é importante que você esteja ciente a respeito dos gastos que essas ações irão proporcionar. Desde um simples treinamento e adaptação de um novo funcionário até os direitos trabalhistas no momento da demissão devem ser fatores considerados. Antes de empregar alguém, verifique se essa pessoa é realmente necessária em seu quadro de funcionários. Caso o trabalho desempenhado por esse novo funcionário não seja uma atividade de rotina dentro da empresa, ou se for somente para atender a uma demanda específica, considere a opção de terceirizar ou mesmo contratar profissionais autônomos. É necessário analisar cada demanda em particular e escolher o que mais encaixa na situação.
Estoque mal planejado
É comum que dentro dos estoques das empresas que trabalham com isso alguns produtos que têm baixa rotatividade, e portanto estão aos montes na sua empresa. O setor de compras de sua empresa deve estar sempre atento às necessidades do mercado, bem como aos produtos que mais saem. O capital que é aplicado em um produto que não tem giro faz com que você perca dinheiro. Além de não render, traz gastos porque o armazenamento se faz necessário e também há a possibilidade que a mercadoria estrague ou se deteriorize. Busque sempre planejar suas compras de acordo com as vendas. Investir em um software de controle de estoque pode ser ótimo para situações como essa.
Energia elétrica e água
Usar energia elétrica sem tomar os devidos cuidados é outro vilão com relação às despesas em muitas companhias. Aproveitar a luz do sol, manter as luzes de corredores e salas desocupadas desligadas são boas maneiras de economizar. Outra opção é sempre desligar lâmpadas, computadores e os demais aparelhos elétricos que podem ser desligados nos momentos em que não há ninguém na empresa, como no horário do almoço e também durante a noite, por exemplo. Deixar os equipamentos em standby não é bom, pois eles costumam consumir energia mesmo nestes estado. O ar condicionado deve ser usado com responsabilidade e moderação. Adote sempre o hábito de desligá-lo, e, se possível, manter as janelas abertas pela manhã, quando a temperatura está mais amena. Isso faz com que o ar consiga circular pelo ambiente, o tornando mais saudável e contribuindo para a economia de energia. Para economizar a água, é importante verificar se as torneiras estão bem fechadas, sem pingar, além de incentivar que os colaboradores não desperdicem água no momento em que lavam as mãos, escovam os dentes e lavam alguma possível louça na cozinha da empresa, por exemplo.
Regime de tributação
Todos sabemos que os impostos e tributos que as empresas brasileiras pagam são valores absurdos. Além disso, muitas pagam ainda mais caro porque optaram por um regime de tributação que não se adequa ao negócio. Sugerimos que você contrate uma consultoria especializada antes de fazer essa importante escolha. Contrate uma consultoria especializada antes de tomar sua decisão. Caso você não o faça, corre o risco de perder bastante dinheiro. Procure seu contador e simule os gastos de seu negócio nos regimes de Simples Nacional e Lucro Presumido e Lucro Real, uma vez que cada um conta com alíquotas e deduções próprias, o que pode ser bem diferente de uma empresa para a outra.
É interessante definir metas de redução de despesas, envolvendo toda a equipe nesse objetivo. Lembre-se que seus funcionário devem ser os maiores aliados que você tem. O desenvolvimento de uma cultura que preza pela redução de gastos somada à manutenção da qualidade dos seus produtos e serviços certamente trará sucesso para seu empreendim
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