Muita gente acaba se perdendo com essas questões, algo altamente importante para quem é dono de empresa ou mesmo administra cargos dos setores de RH, financeiro afins.
Obviamente, cada caso vai demandar um prazo diferente, seja pelo que é recomendado ou mesmo por questões legais. Manter estas documentações arquivadas em um lugar de fácil acesso é primordial para que não hajam problemas com fiscalização ou mesmo com a Justiça do Trabalho.
Para começar a organizar toda a papelada, é necessário que você separe todos os itens por sua procedência, e também pelo tempo que a lei exige que ele seja mantido. Existem recomendações específicas para cada tipo de documentos. Para os que envolvem questões trabalhistas, é ainda mais importante que os prazos sejam respeitados ao pé da letra.
Confira alguns dos principais documentos que se encaixam no prazo de 3, 5, 10, 20 e 30 anos:
3 anos –
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
5 anos –
- Termo de rescisão de contrato;
- Recibos de pagamento de férias, abono, salário mensal e 13º;
- Acordos de compensação e de prorrogação de horas;
- Comunicado de aviso prévio;
- Comprovante de adiantamento salarial;
- Carta demissional;
- Comunicação de acidentes de trabalho;
- Controle de ponto;
- Folha de pagamento;
- Atestado médico;
- Termos de responsabilidade do imposto de renda;
- Eleições da CIPA;
- Guias de recolhimento e relação da contribuição sindical, assistencial e
- confederativa;
- Comprovantes de vale transportes;
- Recibo de entrega da RAIS.
10 anos –
- Recibo e ficha de salário família;
- Guias de recolhimento do INSS, salário educação e PIS/PASEP;
- Atestado médico relativo a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade.
20 anos –
- Histórico de desempenho do programa de prevenção de riscos ambientais;
- Atestado de saúde ocupacional;
- Programa de controle médico de saúde ocupacional;
- Avaliação clínica;
- Exames complementares;
- Exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.
30 anos –
- Documentação relacionada ao FGTS, como comprovantes de depósito, guia de recolhimento rescisório, garantia do tempo de serviço e demais informações à previdência.
Para outros documentos de origem trabalhista, que não estão nessas listas, o ideal é sempre guardar por pelo menos 5 anos. Isso evita problemas com possíveis processos trabalhistas e também com a fiscalização.
Além disso, se você estiver por dentro dos prazos de validade você consegue economizar bom espaço físico, pois elimina os documentos que já não são mais necessários.
Há também documentos que possuem um prazo indeterminado, devendo ser guardados sempre:
Prazo indeterminado –
- Contrato de trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregados;
- Livros de inspeção do trabalho;
- Livros de atas da CIPA e RAIS.
Esperamos que esse texto tenha sido esclarecedor pra você.
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4 Comments
Essie
Thanks, it is very informative
Chris
O microempreendedor individual (MEI) formalizado at
Guillaume
Quanto mudou das Leis Trabalhistas de Vargas para as Leis Trabalhistas atuais? Desde 1943, o CLT sofreu uma s
Jason
3/15/2018